Imaginen un flujo de trabajo, donde quieren enviar a revisión un documento a su supervisor. Esto involucraría subir el documento a nuestra biblioteca de documentos en SharePoint, posteriormente tendríamos que abrir nuestro correo y enviar el correo indicando que esta el documento en la biblioteca para revisión. El supervisor tendría que abrir el correo, descargar el documento de SharePoint, revisarlo y nuevamente subir el documento al sitio de SharePoint. ¿No sería más sencillo que simplemente subiéramos el documento y SharePoint se encargará del resto? Con la ayuda de SharePoint Designer podremos hacer esto de manera muy sencilla.
Lo primero que tenemos que hacer es descargar e instalar SharePoint Designer, un producto que nos ayudará a personalizar nuestros sitios de SharePoint, importar información de bases de datos, entre otras cosas, lo pueden descargar desde
Ya que ingresamos las credenciales, vamos a proceder a crear un nuevo Workflow, para esto seleccionamos New – Workflow…, como se ve a continuación:
Posteriormente nos desplegará el asistente… Workflow Designer, es importante definirle un buen nombre ya que es posible N cantidad de Workflows y es necesario identificarlos, posteriormente a que ingresamos el nombre nuestro Workflow debe estar relacionado con una lista o biblioteca en este caso seleccionaré la biblioteca “Documents”, y enseguida como queremos que se ejecute el Workflow, son 3 opciones.
- Que manualmente ejecutemos el Workflow.
- Que automáticamente se ejecute el Workflow cuando un nuevo elemento es creado.
- Que automáticamente se ejecute el Workflow cuando un elemento es modificado.
En este caso seleccionaremos que se ejecute cuando un nuevo elemento (documento) es creado, la opción 2 y le damos siguiente.
Posteriormente vamos a definir los pasos a seguir en el flujo de trabajo, debido a que este flujo es sencillo solo vamos a requerir un paso, en este paso vamos a definir una condición y una acción.
Existen diversas condiciones, sin embargo para nuestro caso podríamos utilizar las siguientes dos:
- Creado en una rango de fechas.
- Creado por un grupo o personas en específico.
También existen diversas acciones dependiendo de la condición que seleccionemos, sin embargo para nuestro caso vamos a seleccionar que envíe el correo a una persona predeterminada, cuando seleccionamos la opción nos despliega un asistente para el correo como el siguiente:
En el vamos a definir a quien va enviado, el asunto y contenido, en estos últimos dos incluir funciones o variables, por ejemplo que nos indiquen el nombre del documento, librería o persona que creo el documento.
En el asunto por ejemplo podemos ver una variable en la cual nos va a indicar el nombre del documento que ha sido creado en la biblioteca “Documents”.
En el contenido del correo definimos dos variables más, una que nos indica la ruta del archivo [%Documents:Source Url%]
Y la otra que nos va a indicar quien creo el documento [%Documents:Created By%]
Ya que finalizamos de definir el correo y su sintaxis, le damos Ok y por último seleccionamos la opción Check Workflow la cual nos ayudará a validar que no haya nada incorrecto o mal configurado en el Workflow.
Ya que validamos y nos muestra que no contiene errores, seleccionaremos la opción Finish y nos creará nuestro Workflow.
Listo para validar su correcta funcionalidad solo resta, crear un nuevo documento en la librería de Documentos y revisar que el destinatario reciba correctamente el correo.
Eso es todo amigos, si tienen cualquier duda o sugerencia para algún tema lo pueden hacer en los comentarios y a la brevedad lo revisaré.
